Intranet aziendale: come stimolare la partecipazione del personale

Come possiamo incentivare i dipendenti a partecipare alla intranet aziendale? Ecco 6 modi per incoraggiarli

 

La intranet aziendale si è evoluta: non è più solo un luogo da cui reperire informazioni. Adesso è un luogo di condivisione e non solo di dati e notizie, ma anche di idee e reciproca conoscenza. La nuova intranet aziendale fa emergere il sentiment dell’azienda (o comunque dovrebbe farlo). La intranet aziendale è diventata social.

Gli strumenti di questa nuova social intranet aziendale, che vengono messi a disposizione del personale per coinvolgerli e farli partecipare, sono quelli tipici dei social network più comuni come i like, i post, i commenti ai post, i profili personali dettagliati, i microblogging, i sondaggi, i questionari, i gruppi, gli hashtag, le wiki e molti altri. Quindi perché i dipendenti hanno una bassa partecipazione?

 

Le persone non si coinvolgono da sole, ma devono essere motivate e le motivazioni risiedono prima di tutto:

– in una scelta corretta degli strumenti da far usare al personale, che necessariamente devono essere in linea con la strategia e cultura aziendale;

– in una spiegazione chiara, trasparente e puntuale dei motivi della scelta e degli obiettivi che la intranet aziendale mira a raggiungere;

– in una comunicazione precisa ed efficace della policy aziendale per l’uso della intranet, evitando così possibili dubbi che potrebbero far esitare i dipendenti dal condividere informazioni o partecipare alle discussioni;

– nella facilità d’uso degli strumenti implementati al suo interno.

 

Un articolo di Nielsen Norman Group, società di consulenza statunitense, spiega 6 possibili strategie che favoriscono la partecipazione alla intranet aziendale:

 

1- Pubblicare nuovi contenuti quotidianamente

Molte persone esitano nel pubblicare i contenuti per primi all’interno della intranet aziendale. E’ molto più semplice rispondere a un contenuto già pubblicato, che crearne di nuovi.

E’ anche per questo motivo, che i nuovi strumenti social della intranet aziendale, devono partire con un pubblico ristretto:

– il team coinvolto può “allenarsi” e avere il tempo di prendere confidenza con i nuovi strumenti (facendo poi da “trascinatori” e dando il buon esempio al resto dei dipendenti);

– il team coinvolto avrà il tempo di “popolare” la social intranet aziendale con contenuti interessanti prima del lancio ufficiale. Più contenuti vengono pubblicati e più i dipendenti saranno incoraggiati a rispondere o a creare nuovi argomenti di discussione. Senza contare che  documenti, come ad esempio le policy aziendali, purtroppo, non vengono molto letti, quindi i contenuti assumono anche il ruolo chiarificatore delle linee guida da seguire (toni da usare e argomenti di cui trattare) e dei fini dello strumento.

 

2- Dare il buon esempio

Includere nel team ristretto anche i dirigenti o i manager dell’azienda è sicuramente un altro modo per incentivare i dipendenti a usare la social intranet aziendale. Se il management è il primo a usare questo strumento, il personale dell’azienda ne capirà l’importanza e sarà ancora più incoraggiato a usarlo.

Il management inoltre potrebbe fornire feedback positivi ai dipendenti che scelgono di partecipare. Questo, non solo porterebbe il singolo lavoratore a continuare a usare e partecipare alla intranet aziendale, ma spronerebbe anche gli altri colleghi.

Da molte statistiche emerge, infatti, che il personale delle aziende di oggi vorrebbe ricevere un maggior numero di feedback da parte del management, anche quotidianamente, e le social intranet aziendali sono uno degli strumenti utili per farlo.

 

3- Sostenere un evento aziendale

Se l’azienda sta organizzando un evento aziendale importante, condividerlo e parlarne all’interno della intranet aziendale può essere sicuramente un buon punto di partenza per coinvolgere il personale nell’iniziativa.

Può essere l’occasione per creare argomenti di discussione e capire le opinioni e i pensieri del personale su una specifica tematica e per prolungare l’evento anche dopo la sua fine.

Se non ci sono eventi particolari, possiamo comunque crearli. Possiamo creare dei luoghi di discussione per, ad esempio, far dialogare due funzioni aziendali differenti. Le possibilità di utilizzo sono infinite, l’unico limite è la nostra fantasia.

 

4- Coinvolgere tutto il personale

E’ molto importante non creare dei limiti alla partecipazione dei dipendenti. Tutti i dipendenti possono accedere a internet senza problemi? La intranet aziendale è fruibile anche da mobile? Stai escludendo qualcuno dall’usare questo strumento? Tutto il personale, dai dirigenti ai venditori, al sistemista, può avere idee ed esperienze importanti da condividere, utili a tutti i dipendenti.

 

5- Mantenere toni leggeri e informali (se appropriati)

Usare dei toni che siano più informali, tipici dei social, è un modo per incentivare la partecipazione dei dipendenti perché crea un luogo più rilassato e meno “rigido” in cui ogni lavoratore può sentirsi meno “intimidito” dal ruolo aziendale che ricoprono altri colleghi e, quindi, più spronato a proporre anche il suo punto di vista e le sue idee o esperienze, che non sono di minore importanza rispetto a quelle di altri colleghi.

Un tono informale permette, inoltre, di partecipare con commenti o post meno “strutturati”, che richiedono un maggior tempo di realizzazione. In questo modo i dipendenti potrebbero sentirsi liberi di scrivere anche rapidi aggiornamenti su progetti o attività.

Ovviamente, il monitoraggio dei contenuti che vengono inseriti è un’attività molto importante, perché contribuisce a dare le linee guida da seguire per l’utilizzo dello strumento.

 

6- Utilizzare i contenuti generati dai dipendenti per ispirare contenuti aziendali

Utilizzare dei contenuti che sono stati pubblicati dai dipendenti per creare argomenti di discussione a livello aziendale, non solo è un’ottima occasione per l’organizzazione stessa (perché permette di avere contenuti interessanti e attuali in modo regolare), ma è anche un feedback molto importante per i dipendenti stessi. Questo permette, infatti, di acquistare maggior sicurezza e fiducia di sé (perché capiscono che il loro contributo è importante e apprezzato), ed è, inoltre, un ottimo incentivo per far sì che continuino a contribuire alla crescita della intranet aziendale.

Dai contenuti che pubblicano i dipendenti si possono creare storie, sondaggi o anche post di discussione.

 

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