Il processo di Change Management: i motivi del suo valore

Tra le procedure più comuni ma anche più controverse, facilitatore delle evoluzioni e al tempo stesso “irruente” nell’equilibrio delle dinamiche aziendali, il processo di Change Management va affrontato nell’ottica di una guida che detta l’approccio e l’organizzazione più idonei per governare i cambiamenti e, in particolar modo, le evoluzioni che ne deriveranno.
Che cosa è il Cambiamento, o Change? E come possiamo definirlo?
Il Change è il passaggio. Il mutamento da uno stato ad una condizione nuova e desiderata. Che ha in sé una metodologia improntata al cambiamento delle azioni, delle risorse, degli individui e dell’azienda in cui esso avviene.
Nel contesto del Service Management, il Change Management consente di assicurare che vengano eseguite quelle procedure e quelle attività che permettano la gestione efficace ed efficiente dei cambiamenti da portare a compimento. Lo scopo è di minimizzare l’impatto del cambiamento sui servizi che il Service Desk dovrà erogare. Controllare i rischi e gli errori ad esso legati. Ridurre gli eventi imprevisti che possano causare instabilità e ripercussioni sulle normali dinamiche aziendali.

La soluzione software per la Governance automatizzata dei processi del tuo Service Desk

Gestire in maniera propositiva gli andamenti di un Change, qualsiasi esso sia, a partire dalle Change Request, è molto importante. Per controllare e governare al meglio le variabili, le variazioni, gli imprevisti che ne susseguiranno. E per dare compimento efficace al Cambiamento.
Non è sicuramente facile affrontare questo processo. Sia dal punto di vista delle persone. Sia dal punto di vista delle dinamiche gestionali che ne verranno coinvolte.
Ma, qualunque obiettivo si porti dietro, è fondamentale avere un metodo per raggiungerne le finalità. Chiamiamola pure guida al cambiamento. Che possa dettare, in maniera standard, delle linee di approccio da seguire, e da adattare alla situazione contingente.

Poniamoci due domande fondamentali, prima di affrontare azioni o decisioni in merito, come scrive Marc Gourvenec nel blog ITSM.tools:

In che cosa consiste il processo Change Management? E perché il Change Management è importante nella nostra realtà aziendale?

Il processo di Change Management segue linee standard per gestire e governare le richieste di cambiamento, metterle in atto dopo vari step autorizzativi e seguirne gli effetti.
La governance di questo processo passa attraverso sistemi automatizzati di Servizio, nello specifico soluzioni di Service Desk, che diventano il fulcro centrale delle azioni di richiesta, di autorizzazione e di completamento. Owner dei processi di Change Management, è l’IT.

Possiamo individuare tipi distinti di Change. E sono:

  • change standard, ossia quelle tipologie di change che sono pre–autorizzate e seguono procedure riconosciute e condivise, per dare seguito ad una richiesta frequente e comune di cambiamento. Le attività necessarie per gestire il cambiamento sono ormai note e correttamente eseguite dall’organizzazione;
  • change normali, meglio specificati come richieste aperte da utenti o clienti, per ottenere un’autorizzazione ad uno specifico cambiamento. Sono legati a Change Request relativi ad un aspetto critico infrastrutturale o organizzativo. Per questo motivo, necessitano di seguire un flusso di processi autorizzativi concordato;
  • change prioritari, sono quei change che richiedono una pianificazione di attività e quindi una serie di azioni da progettare e testare, al fine di provare l’efficacia del cambiamento e i suoi effetti. Le richieste sono critiche, come lo sono i loro effetti.

Il motivo per il quale si sta dando molta importanza a questo processo, in tutte le sue sfaccettature, è il valore che le aziende competitive vogliono dare al Cambiamento.
Se le realtà aziendali devono dare forma ai Change per beneficiare del valore conseguentemente legato, allora devono sapersi giostrare tutte dinamiche atte a rendere più fluente possibile tale processo.
Non basta seguire le normative o le regole standard dettate dai massimi esperti in materia. Certo, partire da un buon bagaglio di conoscenza e di esperienza aiuta sicuramente a prendere le decisioni più ottimali e a definire obiettivi chiari.

Le soluzioni software di Service Desk rappresentano uno strumento essenziale di guida al processo del Change Management. Il Service Desk HelpdeskAdvanced di Pat Group concepisce il processo di Change basandosi sulle metodologie standard che assicurano la corretta e efficace esecuzione delle azioni necessarie, atte a realizzare le richieste di cambiamento di qualsiasi tipologia e priorità.
L’obiettivo di HelpdeskAdvanced è quello di garantire processi automatizzati del Change. Nello specifico ogni tipologia di Change segue un determinato flusso automatizzato, dove:

  • La Change Request specifica deve pervenire a un livello di Servizio definito;
  • La richiesta deve essere valutata, presa in carico e eventualmente girata ad un Livello di servizio differente, preposto alla valutazione del Change;
  • L’autorizzazione della richiesta è legata ad uno o più referenti responsabili di tale azione;
  • Fa seguito una pianificazione di attività, risorse e tempistiche che definiscono e portano a produzione il Cambiamento;
  • Conclude il controllo, o test, che anticipa la messa in produzione della richiesta.

Come vedete, il processo è ricco e scadenzato di passaggi. Senza il supporto o sostegno di una soluzione adeguata che automatizzi facilmente anche i Change più complessi, sarebbe difficoltoso e anche rischioso affrontare i Cambiamenti.

Il Change è un elemento cardine per le organizzazioni che vogliono evolvere. Rivoluzionario o facilitatore che sia, è il processo che trasferisce valore alla crescita, all’innovazione e alla competitività delle aziende.