Employee Onboarding: come automatizzare e velocizzare le procedure dall’HR all’IT

L’Employee Onboarding, che letteralmente si può tradurre con “avviamento del dipendente”, fa riferimento a quelle best practice considerate cruciali per accogliere nel migliore dei modi i neoassunti all’interno di un’azienda.

Pensare ad una strategia di Onboarding significa investire attenzione nel trasmettere alle nuove risorse tutte le competenze necessarie per iniziare ad operare con successo nel team aziendale, sentendosi parte integrante del gruppo.
Ma non solo: prima di questo aspetto, significa che l’organizzazione si è adoperata a identificare esattamente tutto quanto il necessario per avviare correttamente l’inserimento della nuova risorsa, dalla contrattualistica ai tool da configurare, dagli asset da assegnare alle procedure da condividere.

Questi aspetti devono essere inoltre personalizzati a seconda del profilo della nuova risorsa e del reparto di riferimento e seguono, talvolta, dei processi approvativi interdipartimentali.

Perché l’Onboarding è un processo strategico per l’azienda

Con Onboarding si intende, quindi, l’insieme di procedure, attività, servizi e iniziative avviate dall’azienda per guidare in maniera efficace l’inserimento di un nuovo dipendente.
Una procedura così fondamentale non può e non deve essere lasciata al caso ma va pianificata con attenzione, nelle piccole come nelle grandi imprese.

Perché l’onboarding è un processo così strategico?
Innanzitutto perché i processi di selezione sono costosi e è fondamentale avere un rapido ROI sulle pratiche di recruiting, facendo in modo che la risorsa si inserisca rapidamente nel team, comprenda ed impari a svolgere le proprie attività e si senta coinvolto nei risultati di business.
Avere dipendenti motivati e coinvolti aumenta significativamente i livelli di retention, riducendo il turnover (e quindi gli sprechi di risorse economiche e di tempo).

Spesso però questo processo non è correttamente gestito, come si cita questo report redatto da Kronos

il 76% degli HR Leaders afferma che le pratiche di Onbording vengono “sotto-utilizzate” nella propria azienda

Si legge inoltre, che il 36% dei professionisti delle Risorse Umane indica la mancanza della corretta tecnologia, come il motivo principale dell’incapacità di automatizzare e organizzare i programmi di Onboarding.

L’Onboarding è un processo interdipartimentale: dall’HR all'IT

Quando si parla di inserimento di un neo-assunto e coinvolgimento dei dipendenti, il fattore umano rimane senza dubbio fondamentale e coinvolge primariamente il dipartimento delle HR.
Vi sono, però, attività e compiti che devono essere delegati alla tecnologia, al reparto IT o Sistemi Informativi, che possono agevolare alcuni task, riducendo errori e dimenticanze.
L’Onborading è infatti un processo interdipartimentale che attiva, in momenti diversi, richieste di servizi o dotazioni aziendali coinvolgendo diversi uffici (HR, Facilities, IT, Amministrazione, ecc.).

Quanti e quali richieste può ricevere l’IT per un nuovo assunto?
Moltissime, ad esempio:

  • l’acquisto e il setup del pc, laptop o mobile
  • l’installazione di software a applicazioni
  • l’accesso a reti o VPN
  • ecc.

Anche per il reparto IT l'inserimento in azienda di un nuovo collega può essere una procedura macchinosa e inefficiente, se non orchestrata correttamente attraverso uno specifico tool.

Gestire l’Onboarding con una soluzione di Service Management. HelpdeskAdvanced in azione.

Il processo di Onboarding dei dipendenti, quindi, se non è ben orchestrato e gestito può essere complicato e richiedere parecchio tempo, in quanto coinvolge attività, task e dipartimenti diversi in azienda e spesso spetta all'IT coordinare tutti questi passaggi.

Una soluzione di Service Management può coordinare ed efficientare queste procedure snellendo e automatizzando diverse richieste di servizi.
In questo modo, i diversi reparti coinvolti, dalle Risorse umane e all’IT possono agevolmente configurare flussi di lavoro digitali e gestire svariati eventi e task per l’Onboarding, il tutto in un'unica piattaforma centralizzata.

La soluzione di Service Management di Pat, HelpdeskAdvanced, dispone di funzionalità di Onborading direttamente mediante il proprio Portale e Catalogo Servizi.

È possibile automatizzare e disegnare dei processi per le risorse aziendali quali l’Onboarding, Offboarding, trasferimenti, permessi e molto altro. Attraverso queste funzionalità, si migliora notevolmente la produttività in tutta l’azienda e viene fornito un servizio rapido che semplifica l'accesso dei dipendenti ai servizi di cui hanno bisogno.
Attraverso il Portale e il Service Catalog, il responsabile risorse umane può attivare le informazioni sul nuovo dipendente e sulla relativa dotazione a cui dovrà accedere. Questo scatenerà una serie di specifiche richieste ai responsabili degli altri dipartimenti coinvolti: la dotazione di Asset IT, i badge identificativi, la documentazione a cui accedere, la rete o VPN cui fare accesso.

HelpdeskAdvanced per l’Onboarding, coordina quindi un iter di richieste automatizzate a cui sono associati dei particolari SLA da rispettare per una corretta evasione.

Attraverso la funzionalità di Onboarding di HelpdeskAdvanced, si otterranno i seguenti vantaggi:

  • Mettere in comunicazione le risorse e allineare i dipartimenti coinvolti nell’orchestrazione delle attività di Onboarding
  • Attivare processi personalizzati in base al profilo e al ruolo dell’assunto
  • Velocizzare la predisposizione dei servizi e degli asset che saranno assegnati alla nuova risorsa
  • Migliorare la soddisfazione dei dipendenti, che attraverso il Catalogo Servizi, possono richiedere nuovi servizi o attivare delle pratiche
  • Incrementare la produttività aziendale nei reparti HR, IT e altri, mediante l'automatizzazione dei processi interdipartimentali