I sistemi di gestione del Workflow permettono di:

  • Incrementare l’efficienza: automatizzando molti processi si eliminano degli step non necessari;
  • Migliorare il controllo del processo: standardizzando i metodi di lavoro e la disponibilità di strumenti di verifica si ha un miglior controllo;
  • Flessibilità: il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze;

Workflow Management Software: cos’è?

Il Workflow Management definisce l’organizzazione con cui all’interno di un progetto debbono essere gestiti i processi decisionali a fronte di specifiche situazioni:

  • gestione delle issues;
  • gestione delle modifiche;
  • approvazione di documenti di progetto;
  • approvazione di deliverable e milestone di progetto.

Buona parte del lavoro di un Project Manager consiste nel prendere decisioni e nel supportare il processo decisionale degli altri stakeholders di progetto. Alcune di queste decisioni hanno carattere ricorrente ed il processo decisionale con cui vengono prese può essere strutturato.

A tal fine, è importante definire:

  • l’oggetto delle decisioni da prendere;
  • i ruoli coinvolti nel processo decisionale;
  • le autorizzazioni necessarie;
  • il percorso necessario a verificare le varie opzioni.

Ciò consente di aumentare il livello di controllo e trasparenza su alcuni processi di lavoro rilevanti per il buon esito di un progetto.

Può quindi essere utile dotarsi di uno strumento software per la gestione dei flussi di lavoro oppure utilizzare le funzionalità di workflow management presenti all’interno dei software di project management. E’ importante che tali strumenti siano adattabili alle esigenze di gestione di un progetto ed alle caratteristiche peculiari dell’intera organizzazione come dei singoli processi che si vogliono ottimizzare.

L’organizzazione dei flussi di lavoro proposta dagli strumenti di workflow management non rappresenta un metodo imposto. Si tratta infatti di una struttura che viene prima analizzata in modo scrupoloso, poi disegnata e infine implementata rispettando i legami professionali tra le funzioni ed i ruoli organizzativi esistenti e sulla base delle specificità proprie di ciascuna realtà organizzativa. Buona parte del lavoro opera su collegamenti, linee di riporto e relazioni già esistenti tra le persone. Il workflow li evidenzia supportandoli ed eventualmente migliorandoli. Il sistema di workflow management regolamenta le procedure ed i passaggi normalmente utilizzati per svolgere tali attività, rendendo più semplice anche la gestione di eventuali inconvenienti e di eventi che possono discostarsi dal percorso abituale. In questo modo tutte le persone coinvolte nel processo operativo e decisionale sanno cosa devono fare seguendo un percorso di comunicazione guidato attraverso notifiche sui rispettivi incarichi e varianti di percorso basate sulle scelte ed opzioni previste.

E’ il team di progetto a definire ed impostare i criteri per configurare il sistema, indicando quali utenti partecipano ad una determinata attività, quanti saranno gli snodi e le opzioni previste per il percorso attuativo e decisionale,  i diversi livelli di priorità per ciascuna attività prevista e i livelli di autorizzazione ed escalation previsti. Una volta configurato, il sistema di workflow management opererà come una guida a supporto degli utilizzatori.

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L’importanza di avere un software per gestire i processi per le aziende di macchine utensili

Nelle aziende di macchine utensili in particolare, la gestione dei progetti è un attività che si ripete anche più volte al giorno all’interno dei team di progetto. Poter gestire in maniera strutturata tutte le fasi del processo può diventare cruciale anche per risparmiare tempo ed attività non necessarie.

Definire i ruoli e le diverse fasi permette di avere un owner ad ogni step che si occuperà di controllare e definire i tempi ed il successo delle singole attività. In un mercato dove i tempi di realizzazione del prodotto finito risultano essere un aspetto fondamentale, uno strumento software può sicuramente dare un supporto e divenire una fonte di vantaggio competitivo.

Le soluzioni di workflow management di Pat Group

BrainBusiness è la soluzione di orchestrazione e automazione dei processi, nativamente integrato con le soluzioni HelpdeskAdvanced e InfiniteCRM.

BrainBusiness è il cuore delle soluzioni Pat per la gestione dei processi di business ed allo stesso tempo è in grado di coordinare altre applicazioni prodotte da Pat o da terzi, il tutto tramite un’interfaccia grafica intuitiva, che è in grado di ridurre in modo drastico i tempi di implementazione delle vostre strategie organizzative e di Customer Relationship Management, si basa sull’impiego di un’infrastruttura basata sul linguaggio XML e questo garantisce una notevole apertura e dinamicità, sia in termini di flessibilità applicativa che in termini di relazione con applicazioni, moduli o servizi applicativi esterni allo strumento stesso.
Tale flessibilità permette di rispondere alle necessità attuali e future della vostra organizzazione senza limiti, lasciando a voi e alle vostre specifiche necessità gli unici vincoli alle sue potenzialità. Potrete importare, cambiare, aggiornare e scaricare processi semplici e complessi, creando così allo stesso tempo delle librerie di modelli organizzativi (template) che potrete abilitare o utilizzare in futuro.

BrainBusiness include nativamente una serie di processi e workflow che potrete aggiornare ed estendere, nonché condividere tramite l’importazione ed esportazione con outsourcer, fornitori, clienti, in modo del tutto trasparente e senza alcun limite, permettendo così di supportare e creare reti di fornitori di servizio e ridurre i costi di gestione e manutenzione. Con BrainBusiness, potete dialogare e gestire comunicazioni interfacciando naturalmente email, fax, SMS o web per notificare in modo rapido ed efficace gli utenti che sono i destinatari di un evento o di un processo approvativo, il tutto ovviamente personalizzando per ogni utente le modalità di comunicazione.

Per la sua configurazione e gestione, BrainBusiness non richiede alcuna skill specifica di sviluppo applicativo, ma esclusivamente la conoscenza, da parte degli utenti, dei processi relativi al servizio IT richiesto. La sua interfaccia grafica e le modalità di configurazione tramite drag and drop vi permetteranno di essere subito operativi, concentrandovi sui processi e non sulla programmazione dello strumento.

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